杨凌职业技术学院自动化办公系统管理办法（试行）
杨职院发〔2015〕166号
第一章 总 则
第一条 自动化办公系统（以下简称OA系统）是覆盖学院所有单位和个人的综合性办公信息管理系统，是数字化校园的重要组成部分，是学院推行无纸化办公、提升信息化管理水平的平台与载体。
第二条 为规范使用OA系统，提高学院办公效率，节约运行成本，提升管理水平，制定本办法。
第二章 系统管理
第三条 OA系统运行由学院集中统一管理，党政办公室为主管部门。党政办公室指定专人作为管理员，负责系统的日常管理与监督，指导各使用单位操作办公自动化工作流程。
第四条 图书与信息中心负责技术支持和系统维护，负责公共平台数据的存储、备份、容灾和恢复等管理工作，保障数据的完整性和安全性。
第五条 各部门、各单位负责本单位信息资料收发、日常管理及检查维护；负责其OA系统业务数据的本地备份和归档等工作。
第六条 档案馆按照电子档案管理的有关规定，对OA系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督，并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。
第七条 各部门、各单位指定1名文秘信息人员（一般为办公室主任或1名科级干部）负责本单位OA系统使用和相关事宜的协调处理；业务指导与管理工作；查收办公系统发布的文件、信息，并履行相关告知、文件传阅和归档等职责；负责本单位和人员信息变更处理等。
第三章 帐户安全
第八条 学院教职员工（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。帐户的公文处理权限由党政办公室根据该用户的工作岗位职责分配。
第九条 人员新增、调离、退休等，应在1月内办理帐户增、销或转户手续，具体由所在单位文秘信息员提出书面申请，提交党政办公室办理。严禁为非学院公务人员建立帐户。
第十条 各用户应妥善保管自己的帐户资料。帐户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。
第十一条 帐户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通过管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到党政办公室办理。
第四章 人员管理
第十二条 各单位从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第十三条 OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入OA系统。
第十四条 按规定应使用本系统的人员，如因出差、请假等特殊原因离开而无法及时登录OA系统处理文件时，须事先通过工作授权功能委托相关人员代为办理。代理人应履行委托人的一切义务。
第十五条 不得在本系统上发布与工作无关的信息，一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。用户发布公告、群信息、公共知识应履行审批程序。
第十六条 各单位文秘信息员、领导和工作人员必须每天上班后及时登录系统，办理相关业务，直到下班后方可退出系统，以免影响和耽误工作。
第五章 电子公文管理
第十七条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。学院电子公文按照《杨凌职业技术学院党政公文处理办法》（杨职院发〔2015〕50号）办理。
第十八条 实施电子化办公后，除涉密公文外，学院党政收
文办理和发文办理均使用OA系统完成。党政公文的收文办理和发文办理流程，由党政办公室依照各部门的职能和院领导的分工对系统进行设定。
第十九条 上级和非隶属单位普通来文，统一交由党政办公室收文并扫描进行数字化，进入OA系统，由系统收文管理启动该文办理流程。
第二十条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，办理人处理完自己应处理的事务后，应将工作单及时发送给流程规定的下一环节处理人员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学院的有关规定选择正确的发送对象发送，如发送错误，应在接受方未办理前及时收回。接受方收到通知信息后，应及时办理。
第二十一条 为保证公文处理的时效性，各单位有关人员应经常进入系统查看有无需要自己处理的事宜，不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。
第二十二条 电子公文归档实行纸质载体（包括文件和领导签发意见）和电子文档双套归档制。各部门在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本单位兼职档案管理员完成归档工作。
第二十三条 其他与OA系统有关的电子文档按《杨凌职业技术学院档案管理办法》（杨职院发〔2015〕51号）归档。
第二十四条 电子公文与原纸质公文具有同等效力。
各单位（部门）要建立电子公文处理制度，落实公文处理责任，确保电子公文有效运转。
第二十五条 对外发文和用于存档的纸质公文由党政办公室统一印制、用印。
第六章 电子印章与电子签名
第二十六条 电子印章和电子签名是电子公文合法性、规范性的认证依据。使用单位的电子印章等同于实物印章管理，应由专人保管和使用，印章管理者将承担法律责任。电子印章用印程序与实物印章一致。
第二十七条 电子印章密钥分配给单位（部门）负责人指定的人员管理。用印时，由保管者本人登陆OA系统后，输入密钥的使用密码调用。
第二十八条 电子印章或电子签名加载到电子文件上后，该文件内容连同电子印章或电子签名一起被锁定。修改需要密码解锁后进行。
第二十九条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位申请或管理部门决定，经本单位领导同意并签字后，报送党政办公室审核办理。
第三十条 销毁电子印章时，印章使用者、学院党政办公室指派人员、OA系统管理员（销毁删除执行者）应同时在场，并对销毁结果签字确认。
第三十一条 处级以上干部设置电子签名。电子签名由本人管理。
第七章 安全保障
第三十二条 OA系统的推广应用由党政办公室进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据，网上办公数据不准确，将取消年度考核优秀资格。
第三十三条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，按责任和产生后果、损失进行处罚。违反法律的，依法处罚。
违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。
第三十四条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。
第三十五条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，确保系统正常运行。
各单位负责人和文秘信息员对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。
第三十六条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。
第三十七条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。
第三十八条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向图书与信息中心反馈。
第三十九条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。
第四十条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。
第四十一条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。
第八章 应急处理
第四十二条 当OA系统出现技术故障，应及时通知图书与信息中心，查明原因，排除故障。
第四十三条 当OA系统出现故障无法及时排除时，各使用单位可暂时按照原方式（有纸化办公）进行操作，保障正常办公。待恢复正常后，需在系统中补发该文件。
第九章 附 则
第四十四条 OA系统的使用操作能力作为办公人员的基本素质要求纳入能力考核范围。
第四十五条 落实OA系统推广应用考评奖惩制度，将其建设、使用和管理等情况纳入单位和个人年终考核。
第四十六条 本办法由党政办公室负责解释。本办法自发布之日起试行。