院内材料
当前位置: 首页>>文件资料>>院内材料>>正文

    公文处理中的常见问题

    2015年04月22日 01:45  点击:[]

     

    公文处理中的常见问题

     

    一、公文眉首

    (一)发文字号括年份的六角符号“〔〕”经常被用成 “[ ]”;

    (二)上行文未标识签发人,签发人名字的字体使用不规范。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识,后用全角冒号,冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

    (三)上行文发文字号和签发人排版不规范。发文字号应居左空1字,签发人姓名居右空1字。

    (四)便函的发文字号置于文武线下1行版心右边缘顶格标识。

    二、公文主体

    (一)公文标题

    1.标题与版心红线间距不够。标题与版心红线之间应空2行。

    2. 字体使用不规范。应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号,可用2号宋体加粗代替。

    3. 标题滥用符号。公文标题除法规、规章名称加书名号《》外,一般不用标点符号。

    4. 标题多行时,分行不规范。标题需要分行时,有整体意义的词语不能分开。

    5. 文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有:

    (1)缺文种,如《关于申请制作学院防伪印章》。

    (2)文种重复,如《关于制作学院防伪印章的请示报告》。

    (3)缺少介词。如《××授予××同志××称号的通报》,“授予”之前应加介词“关于”。

    (4)漏发文形式及文种。如《××陕西省××暂行办法××》这是一个印发部门的文件。应在“陕西省”之前加“印发”,“办发”之后加“通知”。然后《办发》作附件下发。

    (5)“请示”和“报告”混浠。

    “请示”适用范围:①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项;②遇到新情况新问题,但又无明确规定和依据,需上级明确指示后才能解决的事项;③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行,有待上级明确答复才能执行的事项;④有意见分歧,待上级裁定才能办理的事项;⑤请示应一事一请,不能多事一请。

    “报告”适用范围:①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等;②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果;③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况;④向上级机关提出建议和意见、设想等(但不要夹带请示)。

    6. 转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法,避免相同词语在标题中重复出现。

    转发文标题简化法:①直接转发原发文件,要把内容交待清楚(现在比较侧重用这个方法);②概括转发;③借用转发:如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

    转发类文件应注意几点:①多级转的文件,各个上级有关指示和要求,要在转发文件的正文加以说明,如果不加说明,就要将各个上级机关的转发文件一并印发;②转发性文件的文种,除被转发文件的文种是“通知”时,文种可以省略外,其他文种要保留一级。

    7. 注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件;“印发”是本机关内执行的文件,要经过盖章、印制的过程;“颁布”是公布,一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

    (二)主送单位

    1.主送单位与标题间距过宽。主送单位与标题之间应空1行。

    2. 字体不规范。应用3号仿宋体字标识,不加粗。

    3. 上行文出现多个主送单位现象。上行文主送单位应只有1个。

    (三)公文正文

    1. 字体使用不规范。应用3号仿宋字体,根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字,不加粗。

    2. 行间距、字间距不规范。一般每一页为22行,每行为28个字。

    3. 结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)规定,应为:第一层 “一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体加黑,四级同正文。应注意:第二层和第四层序号有括号,后面不要带标点。

    4.引文不规范。(1)引文标题内容不全(2)只引标题,未引发文字号。(3)只引发文字号,未引标题。正确引法如:根据《国务院办公厅关于转发卫生部等部门全国重点地方病防治规划〔2006-2007〕的通知》(国办发〔2006〕75号)精神(有人加“文件”2字,属于画蛇添足)。

    5.标注简称不规范。如:《国家***创新纲要》(下称《纲要》);陕西省教育厅(以下简称“省教育厅”)。正确引发应把:“下称《纲要》”改为“以下简称《纲要》”,将“省教育厅”中的引号删去。

    6.时间表述不规范。分清“截止”和“截至”的使用。截止——活动已停止,一般用于某一时间之后;截至——活动还在继续,一般用于某一时间之前;如“截至10日,已有上千人报名”。

    7.前后表述不统一。如:“陕西省教育厅”与“省教育厅”。

    8.少用标点符号。如“此复”、“特此报告”,成文日期前都属于正文部分,正文结束要用句号,故为“此复。”、“特此通知。”

    (四)附件

    1. 公文附件在正文末尾标注不规范。

    (1)公文如有附件,应在正文下空一行,左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称,附件名称后不用标点符号,如“附件:×××××”。

    (2)如有多份附件,应使用阿拉伯数码加“.”,而不是“、”。如“附件:1.×××××”,附件名称回行时与上行首字对齐。

    2.正文列出的附件标题与附件的标题不一致。

    (1)附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,其后不加冒号,且附件标题应在下一行居中;有序号时“附件”后标识序号,序号后不加冒号。

    (2)附件的序号和名称前后标识应一致。

    (3)附件是文件的可标发文字号,也可标注公文标题。

    (4)转发、印发类公文,因转印公文标题及内容已有说明,一律不再标注为附件。如附件只送主送单位,应注明“抄送无附件”。

    3. 关于附件的其他不规范

    (1)附件是扫描件时,文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整;

    (2)多个附件时不整合;附件未与正文一起编页号,如正文有2页,附件应从第3页开始编页号(扫描件除外)。

    (五)成文日期

    1. 成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

    2. 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全,不能用汉字;

     3. 单一单位制发的公文,成文日期右空4个字;两个单位联合发文,成文日期居中,尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

    (六)印章使用

    1. 公章位置应上距正文1行之内,端正、居中下压成文日期。(一般三分之二在成文日期之上,三分之一在成文日期之下)

    2.会议纪要不加盖印章。

    (七)附注

    上行文(如请示)应在附注中告知联系人姓名、联系电话。其标识方法为:在成文日期下1行用3号仿宋体字,居中加圆括号标出,如(联系人:××××××,联系电话:×××××××)。

    三、版记

    (一)抄送单位

    1. “抄送”字体为3号仿宋字,后标全角冒号, 左右应各空一个字;抄送单位间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送单位对齐;在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下,其标识方法与抄送单位的标识一样。

    2. 抄送单位要分好层次,同层次的用顿号隔开,不同层次的用逗号隔开,抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小,最后标注单位内部部门名称。

    3. 抄送应注意的问题

    (1)上行文不能抄送下级单位;

    (2)密级很高的文件,要严格控制抄送范围;

    (3)越级请示件要抄送被越过的上级机关;

    (4)向下级的重要行文要抄送直接上级机关;

    (5)遵循先党后政,先外后内,先上级后下级的原则;

    (6)联合发文或主送中已有的机关,不要在抄送栏中一一罗列。

    (二)印发机关和印发日期

    印发机关应该左空一个字,印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准,用阿拉伯数字标识。

    (三)页码

    1. 页码应该用4号半角白体,页码两边各有一条4号一字线;单页码位于右下角居右空一个字,双页码位于左下角居左空一个字。

    2. 除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

    四、其他注意事项

    (一)公文中必须使用国家法定的计量单位。

    (二)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    (三)上下级单位不得联合行文。

    (四)引用公文应先引标题,后引发文字号,并加括号,如“根据《关于×××××××的通知》(陕电办〔2011〕×号)要求……”;使用简称时,一般先用全称,并注明简称;使用英文字母缩写时,应先用中文全称,并注明英文缩写。

    (五)上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面,文件太大时,要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时,应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

    (六)文件一般使用A4纸,特殊表格除外。

    (七)正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

    (八)当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。