杨凌职业技术学院档案管理办法
杨职院发〔2015〕51号
第一章 总 则
第一条 为规范档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（2008年教育部27号令）等法规，结合学院的实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案的范围，是学院和学院师生员工在教学、科研和管理等工作活动中直接形成的，对学院和社会具有保存、利用价值的历史记录材料，包括文字材料、图纸、图表、实验记录、计算材料、照片、录音带、录像带、缩微胶片、光盘、模型、样品、实物等。
第三条 档案是学院的宝贵财富，是学院工作的真实记录，是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志，是全院师生智慧和经验的结晶，对学院各项工作起到凭证和考查的作用。
第四条 档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是各项管理工作的重要组成部分。学院各单位和个人均须遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。档案工作要做到“三纳入”和“四同步”，即：纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入管理和考核制度，纳入有关人员的职责范围；档案工作布置、检查、验收、总结与其他各项工作同步进行。
第二章 管理体制
第五条 学院档案工作坚持集中统一管理原则，实行统一领导、统一管理和分级负责制。
第六条 学院档案工作由院长领导，主要职责是：
1.贯彻执行国家和省上关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学院档案工作规章制度；
2.将档案工作纳入学院整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；
3.建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
4.研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。
第七条 学院党政办公室下设档案馆，为学院档案工作的领导、管理职能部门，也是负责档案保存、利用、编研的业务机构。业务工作受省教育厅和高校档案学会监督、检查和指导。
学院档案馆的主要职能是：
1.贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定学院档案工作规划、管理制度和实施细则；
2.负责对各部门的档案工作进行监督、检查和指导。组织对各部门专、兼职档案人员的业务指导和培训；
3.负责学院各类档案的接收(征集)、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具，提供档案信息，为学院各项工作和社会服务；
4.参与学院史料的编研工作；
5.执行保密制度，确保档案的安全；
6.开展档案宣传和咨询活动；
7．开展档案理论和档案业务的学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。
第八条 专职档案工作人员应按全日制在校生1万人以下不少于2名，每增加2千名学生，增加1名档案人员配备。
各部门确定1位负责人主管本部门的档案工作，并指定至少1名文秘人员为兼职档案员。兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。经学院同意从事档案工作的人员，可根据有关文件规定，申请评定档案专业技术职务。
第九条 档案工作人员（含兼职档案员）应具备档案专业知识和一定的科学文化知识，热爱档案事业，忠于职守，坚持档案工作的正确方向，认真执行党和国家有关政策和学院有关规章制度，严守纪律，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉本院历史和档案情况。
第十条 学院档案事业所需经费，单独立项，列入学院预算，由党政办公室统筹安排。
第十一条 学院遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，为档案馆提供档案工作条件，配置必要的设备，以逐步实现档案管理现代化。
第三章 文件材料的收集、立件（卷）、归档、移交与接收工作
第十二条 建立平时收集归类制度。
1.文书处理人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累。工作结束时按归档要求，按时整理立卷归档。
2.上报科研成果、验收基建工程时，必须有档案室提供的档案材料归档证明后，方可进行。
3.兼职档案员应根据工作职能，设立不同保管期限类目，随时将办理完毕的文件材料归类。做到产生一件档案，收集一件档案，分类保管有序、完整、准确、系统。
4.对于个人在从事教学、科研、党政管理等业务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。
5.对于个人在非业务活动中形成的重要文件材料，档案室通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案室捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。
第十三条 实行文书处理部门按件立卷归档制度。凡是学院在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的材料，各职能部门都应该按管理办法，由兼职档案员收集、积累、整理、归档。
第十四条 学院实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)执行。文件材料的归档范围是：
1.党群管理类：党委各处(室)、纪委、工会、团委、民主党派等系统在工作活动中形成的会议文件、记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。
2.行政管理类：各处室、院部、中心在工作活动中形成的会议记录、纪要、工作计划、总结、报告、请示和批复、规划、制度、条例、法规、图表等文件材料。
3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
4.教学类：在教学管理、实践、研究等活动中形成的文字、图表、声像等文件材料，按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(87)教办字016号执行。
5.科学研究类：在国内外刊物上发表的论文，学术会议上交流的论文，研究报告的手稿和印本；参加科研成果展览会的展品目录、说明、照片、底片、声像和有关文件材料；科研工作中形成的管理文件材料等。
6.基本建设类：基建工程归档文件材料，按照国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 (国档发 〔1988〕4号) 执行。重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。
7.仪器设备类：学院的设备管理工作和各种国产、进口的价值人民币5万元以上的仪器设备全套随机技术文件和申购、验收、使用、维修、改造各个环节形成的不同载体文件材料。
8.出版物类：学院编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。
9.财会类：会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
10.外事类：出席国际学术会议，出国考察、讲学、进修、合作研究等活动的计划、总结、手稿、论文(中、外文打印稿)、报告、重要原始数据、取得的学位、名誉职务证书(复制件)、照片等有关文件材料。
聘请来院讲学和合作研究的外籍、港澳专家学者，在教学、科研和其他活动中形成的计划、总结、报告、论文、讲稿、照片、录音带，专家的简历、护照(复制件)等文件材料，授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)、录音、录像带等有关材料。
11.产品生产与科技开发类：学院设计、试制、生产、经营和销售过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像载体等有关材料。主要包括：科研成果推广应用，科技开发规划，技术经济分析，可行性分析及其相关材料；科技开发合同、协议、意向书、招标、投标材料，有关谈判资料，合同、协议执行情况，与执行合同、协议有关的法律材料（如公证材料、法院裁决书等）；本院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的各种生产、管理数据、各种管理定额如劳动、资金、费用定额和物资能源消耗定额，样品、样品照片、录像等；财会文件如帐簿、凭证、报表等；市场调查、预测与销售方面的材料；经济检查报告及其分析材料；专利的申请、登记、批准、许可证、奖励和管理等。
12.声像档案：反映学院重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。具体范围包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等载体的原件。
13.人物类：主要包括名人在从事教学、科研、学院管理和社会活动、外事活动所形成的论文、专著、译著、笔记等文书、图表、声像等各种载体材料，以及名人生平、传记等。
14.实物类：主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士来访参观的题词、题字等手迹材料；境外、院内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品；院内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品（奖状、锦旗、奖杯等）；境外友好单位颁发的荣誉证书，以及其他有保存价值的实物。
第十五条 人事档案归档范围。学院在干部、职工人事和学生工作中形成的各类人员登记表、自传、鉴定、考核、考察、学历、专业技术职务评审、政治历史审查、入党、入团、奖励处分、录用、任免、转业、工资、退休及其它材料。分别交组织、人事、学生部门的档案管理人员归档。
第十六条 立件（卷）和归档要求
1.凡属归档范围的材料，必须完整、准确、系统，能反映其活动的真实内容和活动的全过程。
2.归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，字迹清楚，声像清晰，符合归档规范和标准，使用优质蓝黑墨水或碳素墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和红墨水、彩色笔、复写纸、劣质纸张等书写材料。对不合质量要求的，应采取补救措施，方能移交。
3.归档的文件材料，要按问题、时间或重要程度、保管期限来整理，要注意文件的完整性，一份文件是一件档案，同一问题、同一项工作的各件档案要作为整体来组卷。
4.教学、科研、科技开发、基建、设备、出版等专题性、成套性的归档材料，要按阶段、结构部件等分别组卷归档。
5.归档材料中，密不可分的同件材料排列顺序是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图样在后。
6.归档时，要把不同年代的文件分开。对跨年度的文件，如规划、计划等放在文件内容针对的第一年；总结、报告等放在文件内容针对的最后一年；跨年度的请示、批复，放在批复年度；跨年度的会议材料，放在会议开幕的年度。
7.实行由文件材料形成部门、课题组立卷并统一归档的制度。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。
8.文件材料整理立卷后，由立卷部门直接向档案馆移交归档，科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。
9.凡由几个部门合作完成的项目，由主持部门立卷归档保存一套完整的档案，协作部门保存与自己承担任务有关的档案正本外，将副本送主持部门保存。
第十七条 归档时间
1.党政部门和按年度归档的部门，在次年1月10日前，结合年度考核，对应工作计划、总结和年度工作目标任务书归档。
2.教学单位和按学年归档的部门，在次学年暑假前，对应学年度工作计划、总结归档。
3.科研、基建等部门，在项目完成后2个月内归档。
4.仪器设备在开箱验收后，投入使用2个月后将随机技术文件归档。
5.有关产品科技开发材料，应在产品定型鉴定或验收后3个月内归档。
6.会计报表、凭证、帐簿等会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满之后，在次年4月份向学院档案馆移交。
第十八条 接收档案时，要填写好档案移交目录一式两份。交、接双方共同清点，对重要的、机密以上的案卷，要逐页清点，检查核实无误后，双方在移交目录上签字，一份移交档案馆，一份由交档部门留存。对不合要求的案卷，立卷人员应重新加工整理，方可归档。
第四章 档案的管理
第十九条 学院各类档案都是学院的重要财富，由学院档案馆集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。
学院职工对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十条 档案馆以便于保管、方便利用为原则，对档案进行整理、分类、鉴定和编号。各类档案编号为：年度号+类别+保管期限+件号。
第二十一条 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。
1.凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对本院和国家建设有长远利用价值的，要列为永久保管；
2.凡反映学院一般工作活动的，但较长时间有考察价值的，保管期限列为30年；
3.凡在较短时期内对学院工作有考查利用价值的，保管期限为10年。
第二十二条 对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 档案入库分年度，按编号从上到下，从左到右，依次排列，库房内温湿度要符合要求，做好防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防强光、防高温、防盗、防磁等工作，确保档案的安全。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 档案馆做好档案的保密工作，要按国家的有关保密法规，划定好密级，重点管理好带有密级的档案，严格执行保密制度。
第二十五条 档案馆应在每年终对档案的收入、移出、库存量、利用情况等进行统计。并认真执行档案统计年报制度，并按照国家和省上有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第五章 档案的利用与开放
第二十六条 学院档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布我院档案
属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)学院特别规定限制利用的。
第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经馆长批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学院保密工作部门批准。
第二十九条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆馆长批准。
加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十条 档案馆设立专门的阅档室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为学院内外利用档案创造便利条件。
第三十一条 学院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。
档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应该无偿和优先提供。
第三十二条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十三条 学院档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请院长批准。
第三十四条 学院档案馆应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。学院逐步创造条件在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第六章 考核、奖励与处罚
第三十五条 学院对档案工作及档案工作人员与其他工作同时、同步、同要求考核。
第三十六条 对下列情况，履行专项奖励程序，予以奖励：
1.在档案收集、整理、提供利用、保护和现代化管理中做出显著成绩者；
2.在档案史料研究工作中做出贡献者；
3.将重要或珍贵档案捐赠给学院的单位或个人。
第三十七条 对下列情况，履行专项处罚或责任追究程序：
1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
2.违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
3.涂改、伪造档案的；
4.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
5.其他违反档案法律法规行为的直接责任人员及主管领导依法给予处理或处分；
6.构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。
第七章 附 则
第三十八条 本办法自发布之日起执行，以前相关制度同时废止。
第三十九条 本办法由党政办公室负责解释