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    杨凌职业技术学院党政公文处理办法

    2018年11月25日 19:24  点击:[]

    杨凌职业技术学院党政公文处理办法

    (根据中办发〔2012〕14号修订)

    杨职院发〔2015〕50号

    2015年5月19日

     

     

    第一章  总则

    第二章  公文种类

    第三章  公文格式

    第四章  行文规则

    第五章  发文办理

    第六章  收文办理

    第七章  公文管理

     

    第一章    

    第一条  杨凌职业技术学院党政公文(以下简称学院公文)是学院党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党的路线方针政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。

    第二条  为了适应工作需要,推进公文处理工作科学化、制度化和规范化,根据中办、国办《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《中共陕西省委高教学院公文处理细则(试行)》(陕高教办〔2014〕5号)规定,结合学院实际,制定本办法。

    第三条  本办法适用于学院党政、工团机关公文处理。

    第四条  学院公文处理工作包括公文拟制、办理、管理、归档等环节。公文处理要实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。

    第五条  党政办公室负责学院公文处理工作,指导和督促检查院内各职能部门、教学(附属)单位和党群组织的公文处理工作。

    第六条  学院公文实行归口管理制度,由党政办公室统一办理收文、发文、立卷、归档和销毁。学院各部门、各单位要加强组织领导,健全制度规范,明确主要负责人主管、办公室主任负责、专任文秘人员具体处理公文的工作机制。

    第二章  公文种类

    第七条  学院机关常用公文种类主要有决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、规定、函、纪要等11种。

    1.决定。用于对重要事项作出决策和安排。

    2.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

    3.意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。

    4.通知。用于发布规章制度、任免干部,传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

    5.通报。用于表彰先进、批评错误,传达重要精神、交流重要情况。

    6.报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。一般用于上行文。

    7.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。一般用于上行文。

    8.批复。适用于答复下级机关请示事项。

    9.规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

    10.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。一般用于平行文。

    11.纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。

    第三章  公文格式

    第八条  学院公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、二维条形码、页码等组成。

    1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。

    2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

    3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

    紧急电报紧急程度办结时限:“特提”的4小时办结, “特急”的6小时办结,“加急”的8小时办结,“平急”的24小时办结。在特殊情况下,也可以标明“在×日×时送达”。紧急程度在公文左上角标注。公文标题内有“紧急”二字的,如“关于**紧急通知”,也应视同急件处理。

    按办理的紧急程度划分,公文分为特急公文(特急)、加急公文(急件)、常规公文(平件)。特急公文,是指事关重大而又十分紧急,要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。特急公文一般应在4小时内办结。加急公文,一般也是涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文,一般应在12小时内办结。常规公文,是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办理。

    4.发文机关标志。由发文机关全称加“文件”二字组成。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

     5.发文字号。由公文发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。公文代字组成:发文机关(简称)+字(函或发),分别区别于上行文、平行文、下行文。

    编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

    学院发文机关名称及公文代字是:

    发文机关全称

    发文代字

    上行文

    平行文

    下行文

    中共杨凌职业技术学院委员会

    杨职院党字

    杨职院党函

    杨职院党发

    杨凌职业技术学院

    杨职院字

    杨职院函

    杨职院发

    中共杨凌职业技术学院纪律

    检查委员会

    杨职院纪字

    杨职院纪函

    杨职院纪发

    中共杨凌职业技术学院委员会

    办公室

     

    杨职院

    党办函

    杨职院

    党办发

    杨凌职业技术学院院长办公室

     

    杨职院办函

    杨职院办发

    杨凌职业技术学院工会委员会

    杨职院工字

    杨职院工函

    杨职院工发

    共青团杨凌职业技术学院委员会

    杨职院团字

    杨职院团函

    杨职院团发

    杨凌职业技术学院学生委员会

     

    杨职院学函

    杨职院学发

    学院党委、学院、党委办公室、院长办公室代表党委、学院对外、对内行文。

    纪委、工会、团委可以制定文头,学院党政办公室审核、备案,按规定代字向本系统行文。

    学院直属单位不得以学院名义对外行文。因工作需要确需以学院名义对外行文的,需经学院领导批准,使用学院发文字号。

    6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

    如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

    7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

    8.主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标题下空一行,用三号仿宋体字左侧顶格,回行继续顶格。主送部门不止一个时,每个或每类机关间用标点分隔。最后一个主送部门名称后标全角冒号

    9.正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

    10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。

    11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

    12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期右空4字。

    13.印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。加盖印章应上距正文一行之内,端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时,主办部门印章在前,两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm,并注意排列整齐。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置,使公文生效标识不能与正文同处一页时,应通过调整公文的行间距、页边距等措施,使二者同处一页。不得采用将生效标识单独放在一页并在其左上方标写“此页无正文”的方法解决。

    14.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

    15.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

    16.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

    17.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

    18.条形码。由发文机关代码+年份+顺序号,由软件自动产生。

    19.页码。公文页数顺序号。

    第九条  公文版式

    1.版式。按照《党政机关公文格式》(GB/9704-2012)国家标准执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

    2.用纸幅面。采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。

    3.页边距与行间距。35mm,下30mm,左27mm,右27mm。公文行间距应在25至30磅之间,推荐使用28磅,字间采用标准间距。行间距为28磅时,在公文首页发文字号距页面首行空出5至6行间距。公文标题分多行排布时,行间距推荐使用32磅。

    4.标题。一般用2号小标宋体字,编排于页面顶端下空二行位置,分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

    5.正文。一般用3号仿宋GB2312体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。

    6.文中结构层次。序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

    7.附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

    8.页码。均使用4号半角数码,字体为宋体,置于版心下边缘下1行,数码左右各放4号一字线居中排列。首页不显示页码。

    9.装订。学院公文统一在左侧用两个订书钉装订(特殊文件另作要求),装订要整齐规范。不得在文件的上方或左上角、右上角装订,或只在文件的左侧订一个订书钉。

    第四章  行文规则

    第十条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

    第十一条  上行文。向上级机关行文,应当遵循以下规则:

    1. 原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。

    2. 学院各处室(教学单位)向省委高教工委、省教育厅、业务主管等上级机关请示、报告事项,应当经学院同意或者授权,主要领导签发。

    3. 各处室(教学单位)如需以学院名义向上级机关的请示、报告事项,应当按照学院意见上报,不得原文转报。

    4. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

    5. 除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

    6. 受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。

    第十二条  下行文。向下级机关(单位)行文,应当遵循以下规则:

    1. 主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

    2. 党委办公室、院长办公室根据党委、学院授权,可以向各党工委、党总支、部门和教学单位行文。

    3. 学院各处室(直属单位)不得向各党工委、党总支发布指令性公文或者在公文中向各党工委、党总支提出指令性要求;学院各处室(直属单位)在各自职权范围内可以向各教学单位的相关部门行文。

    4. 涉及学院多个处室职权范围内的事务,处室之间未协商一致的,不得行文。

    第十三条  平行文。学院向不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复事项,使用函文种、商洽语气。  

    第五章  发文办理

    第十四条  发文办理包括公文的起草、审核、签发等程序。

    第十五条  起草。公文起草应当做到:

    1.符合党的理论路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现学院党委、学院或党政领导的意图,符合文书处理工作规则。

    2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行,具有针对性和可操作性。

    3.文风朴实,内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。论述要紧扣主题,层次清晰、条理分明,详略得当、重点突出。

    4.文章层次序数符号要规范统一,一般第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

    5.用词的内涵和外延要与所表达的意图一致,避免产生歧义。

    6.引用的人名、地名、时间、数字、引文、材料、数据要真实、准确、可靠。

    7.语言表达、标点符号使用要符合语法与逻辑规则。

    8.文种正确,格式规范。

    9.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

    10.公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

    11.部门(单位)负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

    第十六条  审核。公文拟稿人要逐项填写公文首页纸,并将拟妥的文稿经相关部门负责人会签、本部门负责人审核后,送党政办公室审核。

    审核的重点是:

    行文理由是否充分,行文依据是否准确;内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行;涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;其他内容是否符合公文起草的有关要求。
        需要会议审议的重要公文文稿,按会议议题程序执行。经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

    第十七条  严格执行公文会签制度。主办部门起草的公文,涉及其他部门职能范围内的事项,应主动与有关部门协商,取得一致意见并会签后,送党政办公室审核。经协商不能达成一致的,主办部门应列明各方意见及理据,提出办理建议,连同文稿一并送党政办公室报学院领导协调或审定。

    承办文电的结果发文,如有前卷,承办部门应将前卷处理情况摘要说明,必要时附上原件,供领导审批时参考。

    第十八条  签发。各类正式公文必须经审核完毕,确认无误后再请主要领导签发,不得先签发再核稿。签发人一般在其法定职权范围内签发公文。以校党委、学院名义发出的公文,应由党政办公室呈送有关领导签发。业务性的专项问题,由主管该项工作的校领导签发;综合性的、重大问题,应先经党委会集体讨论决定,由校党委书记或院长签发。属于日常工作例行性的问题,经主管领导同意后可由党政办负责人根据授权签发。因故主要领导授权分管领导代签的公文,代签应标注“代”或“代签”字样。

    签发文件时,应批注定稿及是否同意印发的意见,如“发”、“同意”等,并签注完整的姓名和年月日。圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。由院领导签发后的文稿即转为定稿,已具备正式文件的效用,不经签发人同意,任何人不得再对其进行修改。确需修改变动的,应请示有关领导同意。

    第十九条  印发。文稿签发后应及时印发执行。

    1. 复核。已经签发的公文,印制前由公文起草部门授权人进行校对,党政办公室分管领导要对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核,需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

    2. 登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

    3. 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

    4. 核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、省委机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

    第六章  收文办理

    第二十条  收文办理一般包括签收、登记、拟办、传阅和承办、督(催)办、答复等环节。

    1. 签收。凡送学院的文件、电报、机密刊物、信件等,均由党政办公室机要文书收发。机要文书对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

    任何单位收到上级正式公文,或外出开会带回正式公文,必须送学院党政办公室登记办理,不得直接签批或传阅。

    2. 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。党政办公室机要文书应在《收文登记本》上对收到的文件认真登记,包括收文时间、来文单位、来文字号、公文标题、紧急程度、密级等,做到手续清楚,责任明确,便于查找,防止密级文件丢失和失泄密事件发生。学院各部门收到的来文来函应及时转交党政办公室机要文书按程序办理。

    机要文书将登记后的公文分为传阅件、承办件、审批件呈办公室主任提出拟办意见。一般阅知,无归档价值的公文,盖收文章登记;重要公文,填写“文件批办单”。

    3. 拟办。办公室主任对呈办公文要逐一提出拟办意见。拟办原则:遵守已有规章、规范;如无规定,由主要领导授权办理。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报分管领导阅知、批示后转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕;当天收到的公文,应当天分完,急件随到随送。

    4. 传阅。根据拟办意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误;机要文件,按规定范围送阅;密级文件,只限指定人员传阅。阅批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和阅批日期,其他传阅人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。传阅文电均由文书人员中转,学院领导、各部门之间不能横传。

    5.承办。承办文电,由文书人员按文电轻重缓急分急办件、常办件分送请学院领导阅示和审批。根据领导批示交承办部门办理。急办件可同时将复印件送承办部门阅处,以提高办理速度。

    承办部门收到交办的公文后,应按时限要求及时办理;对领导批示有异议的,请及时与领导联系,或向党政办公室说明。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致时,可以提出明确意见经分管院领导审批、裁定。文件办结后,退回党政办公室,不得横传。

    6.督办。文书人员要及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。办公室要经常检查和掌握文电的运转和办理情况,做到件件有着落,查问有根据。

    重要、紧急批件,要专门督(催)办,填写催办单,承办人必须将办理结果、办结时间、存在问题填写清楚。对限期内未办结的批件要说明原因。凡紧急文件,收文时应在文件上标明“特急”、“急件”,送文登记册上标明“催办”,及时向承办单位催办,并建议学院领导及时批阅。各部门转交办公室办理的急件,应向办公室标注。

    7. 答复。需要答复的公文,承办部门要将办理结果及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

    第七章  公文管理

    第二十一条  公文处理完毕后,应及时整理(立卷)、归档,按期向档案部门移交。任何个人不得保存应当归档的公文。

    第二十二条  凡学院发送的公文,各单位要有专人签收、保管。应按照收文办理程序及时办理。

    第二十三条  公文的撤销和废止,由发文机关或上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

    第二十四条  不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

    第二十五条  工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第二十六条  学院公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

    第二十七条  公文处理须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,确保党和国家秘密的安全。